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第19章 十九 优秀的商务写作能力（第1页）

第19章优秀员工的准则十九：优秀的商务写作能力

好的商务写作能力意味着什么？意味着更清晰简洁地表述你的观点，更准确有效地传达信息；意味着你的专业态度，专业水平；意味着你所代表的公司的外在形象。它能为你赢得时间，赢得机会，赢得效率，赢得客户。

1。商务写作的风格与格式

风格

风格的确定有三个方面的依据：

文件的语气

文件的正式程度

写作的客观性

格式

要注意间距、标题、版式等基本规则。

间距

大多数文件都采用单倍行距。同时应在段落之间空行。

标题

标题应该能够涵盖报告的要点并引导读者把握全篇的内容。不同级别的标题同时是文章层次划分的标志。

版式

版式包括字体字型和字号等方面直接影响一篇报告的外观和可读性。

目前中文文件正文版式一般要求使用宋体五号字。实际上在一般的办公软件中，对于正文以及不同级别标题的字体及字号都有默认的格式。一般不需要做刻意的更改。

第二节商务写作的四个原则

当我们面对商务文书写作时，无论是什么样的文体，也无论篇幅大小，都有一些最基本的写作原则要求，只有掌握了这些原则要求，并且按照这些原则要求去做，才能使文字材料成型，才能使文字材料有基本的质量。这些基本原则要求是什么呢？主要有四条：

逻辑紧密

结构清晰

内容表述正确

语言表达准确

第一条是逻辑紧密，也就是说文章要有非常强的逻辑性。什么是文章的逻辑性呢？打个比方说，文章的逻辑性就好象人身体内部有经络一样，文章内部也有“经络”，就是文章内容的内在相互联系，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是说文章内容的内在联系要环环相扣，不脱节，不错乱，给人一种“针插不进、水泼不进”的感觉。如果人身上的经络出了毛病，就会得病，文章也是这样，逻辑乱了，也就不成文章了。一些年轻朋友所写的文章之所以让人看了觉得很散，或者前言不搭后语，病根儿往往出在逻辑混乱上面。文章文章，有“章”才能成“文”，这个“章”就是逻辑性。所以，写文章的时候一定要注意逻辑性。

第二条是结构清晰，也就是说文章的结构要非常清楚。什么是文章的结构呢，打个比方说，文章的结构就好象楼房的楼层一样，楼房是由一层一层盖起来的，文章也是由多个层次组成的。这一条的要点有两点：一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多个大的层次，每一个大的层次中要有若干小的层次，通过层次的排列，使结构清晰；二是层次的排列要有先后顺序，按照先后顺序排列层次，并且层次的顺序排列不能随意，不能排错，必须按照内容的内在联系排列，通过正确的层次顺序排列，使结构清晰。一些年轻朋友在写文章的时候，往往不会安排结构，或者不注意结构安排，所写出来的文章，让人看着杂乱不清，甚至糊涂，这就是结构不清晰造成的。所以，写文章一定要注意排列好层次，使结构十分清晰。

第三条是内容表述正确，也就是说对文章内容的表述要正确，不能出现观点错误，如果把观点表述错了，那是严重的失职行为，也是领导不能允许的。所以，必须保证内容表述的正确性。这一条的要点有两点：一方面是所写的事实必须真实，不能有假，文章不是“编”出来的，而是根据事实写出来的，无中生有、弄虚作假、编造事实不行，不能玩儿虚的；另一方面是按照内容的客观要求表达观点，企业公文中所表达的观点，并不是作者个人的观点，而是内容本身就存在的，因此必须依据内容的客观要求表达观点。一些年轻的朋友在写文章的时候，往往根据自己的主观意愿写，自己怎么想的就怎么写出来，这样写很容易出错，必须注意自觉纠正这个习惯。

第四条是语言表达准确，也就是说要用准确的语言表达文章内容。这一条的要点有三个：一是要选择好语言表述形式，企业公文有书面语言、口语语言、程式化语言三种表述形式，应当根据需要选用相应的表述形式，需要用书面语言形式表述的，不能用口语语言表述，需要用口语语言形式表述的，不能用书面语言表述；二是谴词造句要准确，必须根据所要表达的内容需要，选用恰当的词句表述内容，既不能随意“谴词儿”，也不能随意“造句儿”，如果这样做，肯定会出错；三是必须慎重使用形容词，企业公文不是文学作品，不能为了追求文章“生动”就大量的使用形容词，只有在确实需要的时候，才能使用形容词。

上面讲的四条基本原则，既是文章写作的要求，也是文章写作的基本功，需要在长期的写作实践中刻苦修炼，才能不断提高。因此，希望从事企业商务公文写作的朋友和从事文案制作的朋友，应当努力修炼这四项基本功。

第四节成文过程中语言的合理运用

公文有特定的语言表述形式，不同文种的公文，必须用不同的语言表述形式来写作。如果在写作的时候，把语言表述形式弄错了，就会影响公文质量，甚至还会闹出笑话。所以，必须准确地运用语言表示形式来写作。

公文写作的语言表述形式大体上有三种：

书面式语言：所谓书面式语言，是指在表述公文内容的时候，不能用日常说话的口语方式来表述公文内容，而是要用符合书面材料语言要求的方式来表述内容。举个例子，比如说在公文当中要表述内容的顺序，常常要用到“一是、二是”之类的数字用语，这种“一是、二是”的语言表述方式就是书面式语言，如果把“一是”变成“一个是”，把“二是”变成“再一个是”，就是口语式语言表述方式。书面式语言主要用于“工作报告”、“调研报告”、“工作计划”等文种，“文件”类的公文必须要用书面式语言。

口语式语言：所谓口语式语言，是指在表述公文内容的时候，要用日常说话的口语方式来表述公文内容。还以公文中表述内容的顺序为例子，比如用“一个是、再就是、另一个是，还有就是”来表述事物，这类语言表述方式就是口语式语言。应用口语式语言表述的文种主要是“领导的专题讲话”，这类文稿用口语式语言来表述，其作用是能够把文稿写得生动，写得活泼，使领导在讲话的时候增强感染力。而“工作报告”、“调研报告”和“文件”公文不能用口语式语言来表述，这类文种必须要用书面式语言来表述。

程式化语言：所谓程式化语言，是指语言表述形式的格式固定的语言表述方式。举个例子，比如在一些文件的开头部分，我们常常看到这样的句子：“根据┄┄为了┄现将有关事宜通知如下”、“为做好┅特制定┅”、“现将┅印发┅请┅”、“为加强┅公司就┅规定如下”，这类句子就是程式化语言。程式化语言主要适用于“通知”类公文和“规章制度”类公文的开头部分的用语，其他类公文不能使用或不适用程式化语言表达。

第六节商务文书格式