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第四节 做好文字工作（第1页）

第四节做好文字工作

在工作中，总是难免要使用一些办公工具和办公方法，对此，你要十分重视，因为这是你工作能力的一种体现，必须做好。

第一，写好报告。

报告是向上司汇报工作、反映情况、提出建议、答复上司询问或要求的陈述性公文。报告属于上行公文，其应用范围广泛。可以向上司反映某项工作的完成情况，也可以用来反映在实际工作中所遇到的问题，为上司有针对性地制定决策提供依据。

一般办公室中使用的报告可按内容划分为工作报告、情况报告、建议报告等。

报告的结构一般由首部、正文和落款三部分组成。

首部包括标题和主送人。

报告的标题通常由事由和文种组成，例如《关于×××××报告》。标题下面顶格写上受文的名称。

正文是报告的主体部分，一定要认真地书写。正文一般包括三部分：第一部分是引子，可以开门见山、简明扼要地说明写此报告的原因，所要达到的目的以及产生的意义，并在其后用转折语“现将××情况报告如下：”转入下一部分内容。第二部分是报告的核心部分，在不同类型的报告中，这部分的内容可以有所不同，有所侧重。例如，工作报告在总结情况的基础上，其重点可以是提出以后工作的安排意见；情况报告的重点应放在情况的介绍上，可以通过概括的陈述及恰当的分析，揭示出工作中存在的主要问题，可以提出意见或建议等。在这部分可用序号、小标题区分层次，使整篇报告显得层次清晰，逻辑性强。第三部分是结束语，一般都有固定的程式化的用语，应另起一段来写。

报告的落款包括署名和时间。

写报告一定要注意在报告中不可夹带有请示的事项，不得有请示的字眼，如在结尾不得误用“以上报告妥否，请上司批示”等语句。报告的内容要具有真实性，不可夸大其词，言不由衷，更不能只报喜不报忧。报告要中心明确，语言简洁，简明扼要，不可拖泥带水，罗罗嗦嗦找不到正题。

第二，做好发言提纲。

在工作中经常会遇到开会需要发言，或其他场合需要讲话，为了全面地表达自己的意图，不至于跑题、漏题或反复讲话，有一个完备的发言提纲，达到集中地有条理地把要讲的话讲完整讲好的目的。在写发言提纲时，可以把所要讲的内容按性质分类，分层次、分段进行阐述，安排好前后顺序，把所要表述的要点或核心内容以纲要的形式写出就形成了发言提纲。

发言提纲分简单的和复杂的两种，简单的发言提纲主要是提示在发言时所要掌握的要点，不涉及展开的问题。复杂的发言提纲主要是在简单提纲的基础上进一步展开，对重点的内容或条款进行详细说明并列出。

自己的发言提纲要认真准备，要简繁得当，太简单的发言提纲容易在讲话过程中遗漏掉重要的内容，会影响到发言的完整及应取得的效果。发言提纲过繁，就如同发言，会限制在讲话时的临场发挥。在写发言提纲时，不能忘记发言的目的，要把自己的建议、见解或意见等明白无误地表达出来，要把重点写出来，语言上，尽量简单明了，符合自己思维习惯。

第三，重视建议书的作用。

一份优秀的建议书，既能够引起上司的注意，又可以实现自己的设想，会给自己带来不可言喻的成就实现感。

要培养随时思考的习惯、处处留心、仔细观察，根据自己了解的情况，收集的资料，通过认真地思考和周密地分析研究，把自己的构想转化成具体的有理有据的建议书，如果能够获得公司的肯定，而又被付诸实施，对自己的工作大有益处。

在准备写建议书时，要先确定主题。也就是说，你的建议要达到什么目的，可行性怎样，采取怎样的措施来实现，成功的可能性有多大，投资是多少等，都要在你的建议中详细地列举清楚，还要把收集到的重要情报，也一并罗列出来。建议书要求具有丰富的内容、具体的实例、创新的构想、简明扼要、明白易懂和有说服力等特点。要随时检查文中是否存在有难以做到，或不可能实现的问题或疑点，避免假、空的情况出现。

好的建议书应具有六项要素：目的、条件、情报、知识、经验、调查。

目的是决定建议发展的方向，没有目的的建议书将与废纸等同，因而在做任何建议时，都要有明确的目的。

条件是建议实现的不可缺少的重要的基础。一个新的建议如果没有资金、人力和时间等条件来保证，是很难实现的。

情报是建议构想的来源。建议中有价值的新点子不会凭空而来，只有通过收集、分析研究大量的情报，才能从中得到启迪，是我们创造力和灵感的来源。

知识是好建议的血和肉。好的构想只是一副骨头架，没有大量的相关知识加以填充，就成了一具骷髅。好的构想，需要大量的、新的、多方面的知识来补充，才会形成一份好的建议书。

经验是制作建议书的坚强后盾。从工作中得到的经验，在制作建议书的过程中，能够充分地反映出来。

调查对建议是否可行起着不可低估的作用。一份好的建议书，在提交上司之前，最好能够先证求他人的意见，使建议得到进一步的完善。

第四，学会做计划。

在工作中，我们经常会遇到在一定的时间内，要求完成某项工作，为了又快又好地完成任务，就需要在事先做出恰当的安排，主要包括对工作数量和质量的要求，对完成任务时间的限定，所需要采取何种措施等，把这些具体的要求和时间安排形成文字就叫计划。

计划有许多种类，计划的写作方式也有多种，一般常用的有条文式、表格式、条文加表格式、文件式四种。这里不赘述。

第五，总结该怎么做。

总结是人们对自己在某一时期或对某一项工作全部完成或告一段落后，用正确的观点和方法，进行全面的、系统的阐述、分析、评判，从而肯定成绩、总结经验、发现问题、吸取教训。总结和计划一样，使用的范围很广，只要是有工作的地方，就有它的存在。

总结具有自身的实践性、过程的展示性、表述的证明性和应用的普遍性等特点。由于总结的各种不同，每份总结的目的和内容不同，在写作方法上也将有所不同，但大致结构都基本相同，一般包括标题、正文、落款三部分。

总结的标题一般有两种，工作中一般用公文式的，也称为单标题，由名称、时间、事由和文种构成。

总结的开头，需要简明扼要地阐述清楚取得的经验、吸取的教训和整个事件的过程。总结的说明方法可根据总结的目的和类型来决定，以便能够取得开头的准确性、鲜明性和生动性的效果。

正文是总结的主体部分。总结写得是否成功，关键在这一部分，因此，要下功夫写好。这一部分主要是从总结对象的实际出发，分析研究问题，总结出经验和教训。

因为总结的类型不同，所表述的侧重点不同，对内容的阐述详略和前后的安排顺序也不一样。在实际工作中可根据总结的目的和类型不同，采用按基本内容、进程阶段、思想观点等分层次、分段阐述。为了叙述方便，可以使用小标题、序号等。

在写总结时需要注意，总结的目的要明确，要遵守实事求是的原则，千万不要为了应付差事，就弄虚作假、胡编乱造一些事实。对总结中所持的观点要与提供的材料相统一，不可相互脱节。写作的语言要精练，避免冗长空洞、前后矛盾。

八分的智慧：文字工作其实是非常重要的。但正因为重要，所以要注意言简意赅，不能太长，太长显得罗索，概括和总结能力不强，所谓过犹不及，狗尾续貂。